Протокол и как его вести на рабочей встрече, собрании плюс образец

Как составить протокол совещания

Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях.

• Как проводится инвентаризация остатков ГСМ
• Как получать пособие безработным предпенсионерам
• Какие льготы предусмотрены для предпенсионеров
• Новые правила расчета отпуска и компенсации за него
• Страховые взносы в 2021-2022 годах: когда и сколько платить

В каких случаях составляют протокол

Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.

Какую форму используют для протокола

Выделяют три формы документа:

• краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
• полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;
• стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.

Для всех форм предусматривается наличие в тексте:

• названия документа;
• даты, места, времени проведения мероприятия;
• информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.

Краткая

Полная

Стенографическая

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

аппаратного совещания у руководителя

г. Санкт-Петербург

«01» февраля 2021 г.

1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович.

2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна.

3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна.

4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.

5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович.

6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович.

Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.

Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна.

Выплата премий за январь 2021 г.

1. Сидорова Петра Петровича, который отметил, что по итогам работы за январь 2021 было заключено 22 договора поставки на общую сумму 3 млн руб. По состоянию на 01.02.2021 покупателями по всем заключенным договорам оплачено 2,5 млн руб. Таким образом, сотрудниками перевыполнен план продаж на январь на 120%. Учитывая, что денежные средства по заключенным в январе договорам поставки практически полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела премией в повышенном размере.

2. Главного бухгалтера, Смирнову Валентину Федоровну, которая озвучила, что по итогам работы за январь имеется возможность выплаты премии в повышенном размере сотрудникам отдела продаж, но общий размер премиальных выплат за январь для всех работников Общества не должен превышать 595 000 рублей. Исходя из установленных приказом генерального директора стандартных размеров премий, предлагается сотрудникам отдела продаж выплатить премии каждому в двойном размере, остальным работникам общества — в стандартном.

1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2021 г.

Срок исполнения: до 05.02.2021. Ответственный: Иванов Иван Иванович.

2. Сотрудникам отдела продаж осуществить выплату в двойном размере, остальным работникам — в стандартном размере.

Срок исполнения: до 10.02.2021. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.

Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович

Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна

Правила оформления протоколов

Унифицированной формы нет. Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ предусматривает:

• наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
• название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
• список присутствующих лиц;
• данные председателя и секретаря;
• повестку собрания;
• голосование, если оно проводилось;
• общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.

Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Приложение N 9. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ (СОВЕЩАНИЙ)

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В государственных органах, органах местного самоуправления протоколы могут издаваться в полной форме или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список присутствующих, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения на заседании, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом “о” (“об”), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка “Текст выступления прилагается”. Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: “За – . против – . воздержалось – . “.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово “Присутствовали” печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и формулируется с предлогом “о” (“об”), печатается центрованно, подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилия основного докладчика указывается первой. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Ниже печатается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, методических, экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), издаваемых на основании протоколов заседаний, могут состоять из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с системой регистрации, принятой в государственном органе, органе местного самоуправления.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Доведение протоколов до заинтересованных лиц может осуществляться в электронном виде.

В отдельных случаях принятые решения могут доводиться до заинтересованных лиц в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке, подписываются председателем (председательствующим) и секретарем или заверяются по правилам заверения копий документов.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

– наименование государственного органа, органа местного самоуправления – указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования государственного органа, органа местного самоуправления;

– вид документа – ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

– вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

– место проведения заседания (совещания): указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита “вид заседания, совещания” и выравнивается по центру;

– регистрационный номер протокола;

– подпись (подписи) – отделяется от текста 2 – 3 межстрочными интервалами и состоит из слова “Председатель”, если заседание (совещание) проводилось под руководством коллегиального или совещательного (координационного, методического) органа, или наименования должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря, личной подписи (подписей), расшифровки подписей (инициалы и фамилия(и). В отдельных, установленных законодательством Российской Федерации случаях (например, протоколы аттестационных, конкурсных комиссий), подписываются всеми членами комиссии.

Подпись (подписи) печатается от левой границы текстового поля документа.

Собрание участников ООО

Собрание участников ООО устраивают каждый раз, когда компания должна принять важное решение. Если из-за чьего-то решения компания обанкротится, тех, кто голосовал за, могут привлечь к субсидиарной ответственности. Это когда участники общества расплачиваются за долги компании своими деньгами и имуществом.

Участникам ООО важно не только участвовать в собраниях, но и следить, чтобы все ходы были записаны в документах.

Когда проводится собрание участников ООО

Собрание участников ООО — это встреча всех участников общества. На ней обсуждают все важные вопросы: от крупных сделок до ликвидации компании.

Есть два вида собраний: очередные и внеочередные.

Очередные нужно проводить не реже раза в год, в любой день между 1 ноября и 30 апреля. На них обсуждают прибыль, дивиденды и планы компании на ближайший год.

Внеочередные собрания устраивают, чтобы принять важное решение: увеличить уставный капитал, выбрать нового директора или заключить крупную сделку. Такое собрание можно провести когда угодно, главное — предупредить участников за 30 дней. По закону это делается заказным письмом, но можно указать в уставе свой способ: письмо по электронной почте, личное сообщение во Вконтакте или Фейсбуке.

Лучше отправить уведомление заказным письмом, если есть риск, что кто-то из участников не придет на собрание, а потом будет оспаривать его результаты в суде. С квитком об отправке письма проще доказать, что участника приглашали.

Устав в ООО

Порядок проведения общего собрания участников ООО такой:

• пригласить участников за 30 дней до собрания. В уставе компании можно прописать другой срок, но не меньше семи дней;
• внести дополнительные вопросы на обсуждение, если у кого-то из участников они есть. Вопросы записывают по порядку, этот список называется повесткой дня;
• зарегистрировать участников в листе регистрации. Для него есть отдельная форма, об этом ниже;
• вести протокол собрания;
• записать в протоколе решения по каждому вопросу с итогами голосования. Если у ООО один участник, вместо протокола будет решение единственного участника;
• заверить протокол или решение у нотариуса, если решили увеличить или уменьшить уставный капитал.

Вместо участника общества может голосовать его представитель по доверенности.

Какие нужны документы для проведения собрания участников ООО

Для собрания с несколькими участниками нужно четыре документа: уведомление о собрании, лист регистрации, протокол и заявление в налоговую.

Если у ООО один учредитель, документов два: решение и заявление в налоговую.

Уведомление о собрании. Если в уставе не прописано, как и когда предупреждать участников, уведомление отправляют за 30 дней заказным письмом.

Лист регистрации участников собрания. Перед собранием участники записываются в лист регистрации. На это отводят 15-30 минут, в зависимости от количества человек.

Протокол собрания. В каждом протоколе обязательно должно быть три вопроса:

• кто будет председателем и секретарем. Председатель ведет собрание, секретарь ведет протокол. Их выбирают из участников общества;
• как будут подтверждать состав участников и итоговое решение. За каждое решение участники ООО голосуют за или против, а еще должно быть понятно, кто вообще был на собрании. Обычно состав и решение подтверждают, когда подписывают протокол собрания;
• как будут подсчитывать голоса. Это делает секретарь или кто угодно из участников.

После этих трех вопросов в повестку дня добавляют тот, из-за которого все собрались. По каждому вопросу — отдельное голосование.

После собрания документ подшивается в книгу протоколов, где хранятся протоколы всех собраний. Каждый участник в любой момент может посмотреть эту книгу и попросить из нее выписку.

Решение единственного участника ООО. Единственному участнику ООО на собрание звать некого, поэтому вместо протокола он пишет свое решение.

Заявление об изменениях для налоговой. Собрание кончилось, теперь нужно рассказать налоговой, что изменится в компании. На это есть три рабочих дня.

Вместе с заявлением налоговикам отдают копию протокола или решения единственного участника.

Как правильно и с пользой провести рабочее совещание

Один час личного общения с подчиненными может заменить недельную переписку. Да, технически можно вообще не встречаться. Но куда лучше собрать сотрудников в офисе и, глядя в глаза, рассказать о задачах бизнеса, а заодно и получить обратную связь. В этой статье мы расскажем, как эффективно проводить рабочие совещания, правильно их организовывать и оформлять.

Проведение совещаний нужно сделать системой

Если для сотрудников каждая оперативка – словно снег на голову, толку от таких совещаний будет мало. Работники просто не успеют подготовиться и будут слабо вовлечены в движуху. Поэтому проведение собраний нужно максимально систематизировать.

В идеале такие вещи проводятся по графику, разработанному заранее. Если планерок и оперативок много и все они разные, то и график нужен подробный. Например: каждую среду – совещание у директора, 25 числа каждого месяца – у начальника отдела продаж и так далее. Это в идеале и когда штат большой. Для маленького бизнеса можно собираться с удобной периодичностью. Главное – участники совещания должны знать: каждую неделю их вызывают на оперативку.

Зачем проводить совещания

Согласитесь: рабочие вопросы лучше решать лично, глядя друг другу в глаза. Да, связаться миллионом способов вроде скайпа или по переписке в соцсетях – не проблема. Но это все не то. Руководитель, размахивающий руками и с огнем в глазах всегда более убедителен, чем обезличенный голос по телефону, не говоря уже о сухих строках сообщения.

На собраниях можно угадать и настрой сотрудников. Сидят и радостно кивают головами – значит, все в порядке и атмосфера в коллективе нормальная. Даже по глазам опытный босс сразу поймет, доходят его послания до подчиненных или нет.

Еще совещания дисциплинируют работников. Если сотрудник точно знает, что раз в неделю с него спросят за все поставленные задачи, он куда ответственнее относится к их выполнению. И получать нагоняй при всех, на ковре у начальника гораздо обиднее, чем по телефону. Стоишь, солидный и в костюме от “Бриони”, а тебя отчитывают, как первоклассника. Нет уж, лучше подобрать перед совещанием все хвосты и гордо рапортовать о выполненных поручениях.

Еще одна важная цель собраний – сплотить коллектив. Когда каждый варится в собственном соку и не имеет площадки для высказываний – это плохо.

Виды совещаний

Совещания бывают плановыми и внеплановые:

• на плановых совещаниях обсуждаются текущие вопросы работы. Как раз они проводятся по графику, спланированному заранее – отсюда и название. Это могут быть ежедневные пятиминутки для планирования дня, еженедельные и ежемесячные собрания;
• внеплановые совещания собираются для оперативного решения конкретной задачи, возникшей здесь и сейчас. Могут состояться в любое время.

Готовимся к совещанию правильно

Оперативки не должны стать формальностью вроде “Ну сегодня у нас понедельник, надо бы собраться и пообщаться”. Для того, чтобы встреча прошла с пользой, нужно готовиться. Вот алгоритм подготовки:

• составьте план совещания. Так вы ничего не забудете и избежите сумбура при изложении задач. Нет плана – нет четкой структуры. Будете плавать, перескакивать с одного на другое. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив;
• составьте список сотрудников, которых надо пригласить. Здесь все зависит от тематики и поставленных задач. Если собираетесь пообщаться с начальниками отделов касательно повышения продаж, бухгалтера звать не нужно;
• определите тайминг. Оптимальное время совещания – от 30 минут до часа. Если общаться меньше – вряд ли получится охватить все рабочие вопросы и дать всем высказаться. А провозитесь больше часа – сотрудники начнут сладко зевать и терять нить разговора. Не можете уложиться в час – разбейте совещание на 2 части с небольшим перерывом – 5-7 минут;
• вспомните прошлое совещание. Рекомендуем начинать общение с того, чтобы пробежаться по задачам, поставленным на прошлой оперативке. Пускай ответственные за их выполнение доложат, как идут дела;
• прикиньте структуру собрания. Важные и приоритетные задачи ставьте на первый план, а всякие корпоративы и поездки на природу обсуждайте под конец;
• заранее предупредите сотрудников, которых хотите позвать. Лучше лично или по телефону. Сделаете рассылку – скажут, что не успели прочитать письмо;
• подготовьте документы. Если нужны какие-то материалы – распечатайте их заранее, чтобы не беситься в последний момент или, хуже того, прерывать для этого совещание. Сделайте копии для всех работников, которым это может понадобится;
• попросите сотрудников захватить блокноты и ручки. 90 % из того, что прозвучит на собрании, будет тут же забыто. А что написано пером – не вырубишь топором. Пусть сидят и делают свои пометки – самим же потом будет удобнее вспоминать сказанное.

Правила проведения рабочего совещания

Никаких секретных рецептов здесь не существует. Есть набор базовых правил, которые помогут провести совещание с наибольшим эффектом.

Не делайте встречу однобокой

Если совещание, вместо обсуждения рабочих вопросов и полезностей превращается, например, в публичную порку провинившихся или монолог руководителя, толку будет мало. Нужно построить собрание таким образом, чтобы отработать как можно больше разных вопросов. Разбейте встречу на части:

1. Оглашение плана собрания. Сначала перечислите список вопросов повестки. Совсем кратко – подробности начнутся во время обсуждения самих вопросов.
2. Пробегитесь по прошлому собранию. Какие задачи ставились, как идет их выполнения, какие возникают трудности.
3. Начните обсуждение с важных и срочных задач, постепенно переходя к менее значимым.
4. Если нужно, проведите мозговой штурм.
5. Попросите собравшихся задать интересующие вопросы. Иногда для них это единственный шанс сделать это. Возможно, не все собравшиеся видят друг друга вне вашего кабинета, а тут, пока все собрались, нужно пользоваться случаем.
6. Завершите собрание. В конце, как мы уже говорили, можно обсудить вопросы, не касающиеся бизнеса напрямую: жизнь вне офиса, дни рождения сотрудников и так далее.

Не превращайте оперативку в набор формальностей

Проводите встречу как можно проще. Избегайте протокольности и чрезмерной официальщины. Если полчаса выбирать секретаря, оглашать повестку и голосовать за нее, вести подробный протокол и все такое – то к середине оперативки услышите дружный храп. Не теряйте время и сразу начинайте. Оставьте формальности собраниям городской думы и съездам профкома.

Ведите себя немного строже, чем обычно. Ставьте небольшой барьер между собой и подчиненными. Если в текущей обстановке про субординацию часто забывают, то на совещании этого делать нельзя. Но не перегибайте палку. Когда начальник общается с подчиненными на “ты”, а на оперативках переходит на “вы” – это, как минимум, смешно.

Хвалите подчиненных

Во время совещания не забывайте отмечать тех, кто хорошо поработал. Это мотивирует людей работать лучше – это раз. Человек видит, что его заслуги не остались незамеченными – это два. Да и для других хороший пример.

Знаете, какая претензия больше всего распространена среди подчиненных? Никому не нравится, когда босс замечает только недостатки. Один раз в жизни не сдал проект вовремя – заметят сразу. А пашешь от зари до зари – этого никто не замечает и воспринимают как должное.

Не идите по такому пути. Будьте справедливыми – что может быть проще. Сделали хорошо и вовремя – похвалите, ошиблись – поругайте. Только не делайте исключений. Наказывать – так всех, никаких любимчиков и предвзятого отношения. Если за одну и ту же провинность одного лишают премии, а у другого даже не замечают – значит, что-то тут не так. Сотрудники очень тонко чувствуют дискриминацию и предвзятое отношение – так и до конфликта недалеко.

Давайте всем право голоса

Собрание не должно быть монологом руководителя, каким бы хорошим оратором он не был. Поэтому всегда давайте высказаться всем собравшимся. Сделать это проще простого: после каждого пункта собрания спросите присутствующих, нет ли у них вопросов или замечаний. Вообще как можно больше вовлекайте людей в процесс. Приучите их к тому, что вопросы можно и нужно задавать.

Если на собрании есть новички – уделите им чуть больше внимания, чем остальным. Новые работники могут элементарно стесняться высказывать свое мнение. А оно бывает весьма ценным – такие сотрудники имеют свежий взгляд на вещи, недоступный тем, кто много лет в деле. Обращайтесь к ним напрямую, мол, а ты, Иван Иваныч, что об этом думаешь?

Делайте лирические отступления

Если собрание длится более получаса, есть смысл пару раз отвлечься по ходу дела. Вспомните лекции в университете или уроки в школе. Если преподаватель без остановки 45 минут пишет на доске интегралы, такой урок становится скучным и неинтересным. Но стоит ему рассказать историю из жизни или элементарно отпустить пару шуток, и лекция получается увлекательной и захватывающей. На такие занятия ходят охотнее, а даже самый сложный материал усваивается лучше.

С оперативными совещаниями тоже самое. Не бойтесь немного отвлечься и поведать собравшимся что-то на отвлеченные темы. Одна-две минуты времени погоды не сделают, а градус официальности и напряженности снимут на ура.

Протокол совещания

Поздравляем, совещание вы провели. Пообщались, вопросы порешали, головами покивали. Все классно, все супер. На самом деле не классно и не супер. Теперь самое главное – закрепить результаты. Если все останется на словах – будьте уверены: половину поручений работники попросту забудут. Или сделают вид, что забыли. А потом будут бегать один за другим, чтобы уточнить какие-то вопросы. И что толку от такого совещания?

Итогом собрания должен стать протокол оперативного совещания. Это мегаважный документ, в котором записаны все ходы. Вот что нужно отразить в протоколе:

1. Дату собрания. Глянув на документ, сотрудники должны понимать, когда было совещание и могут сориентироваться в сроках. А лучше пускай заведут папочки и хранят в них все протоколы. Можно в электронном виде.
2. Перечень задач. Самый главный пункт. Все поручения должны быть сформулированы внятно и, самое главное, однозначно. Не забывайте: приказ, который может быть понят неправильно, будет понят неправильно.
3. Список ответственных лиц. Лучше составить протокол в виде таблички, где напротив каждого задания будет указана фамилия или фамилии сотрудников, ответственных за их выполнение.
4. Срок выполнения задания. В этой же таблице напротив фамилии работника укажите дату, когда поручение должно быть выполнено. Никогда не ставьте крайний срок. Если на выполнение работы дается месяц – укажите в протоколе 3 недели. Так вы дисциплинируете работника и оставите себе и ему время для маневра.
5. Подписи участников совещания. Подпись – гарантия того, что человек ознакомлен с документом. Обязательно соберите автографы всех, кто присутствовал и кому были поручены задания.

Чтобы не отвлекаться, для ведения протокола пригласите помощника – пусть выполняет обязанности секретаря. Записывает задачи, указывает ответственных и фиксирует все сказанное участниками движухи. Это если совещание объемное и задач много. Если пришли 3-5 человек на 10 минут – справитесь сами и помощник не нужен. Возьмите лист бумаги или блокнот и делайте пометки. Потом оформите все, как положено. Можно открыть ноутбук и делать все в экселевской табличке – кому как удобно.

Копии протоколов раздайте всем подчиненным, лучше в бумажном виде. Пусть повесят у себя в офисе и вдохновляются. Не пускайте выполнение поручений на самотек. Иногда зайдите да проверьте, как выполняются ваши поручения и нет ли каких-то трудностей. Бывает, что работы, по каким-то причинам, буксуют, но сотрудники об этом не сообщают.

Подытожим

Рабочее совещание – очень эффективный инструмент общения, если им правильно пользоваться. Сделайте это системой и очень скоро вы почувствуете результат. А заодно и научитесь ораторскому искусству. Желаем успехов!

Общие правила составления и оформления протокола

Д анная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

• заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
• разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

• полное наименование организации или предприятия;
• название вида документа (ПРОТОКОЛ);
• дата;
• индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
• место составления;
• заголовок;
• текст;
• подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

• наименование структурного подразделения;
• гриф утверждения;
• отметка о наличии приложений;
• место (помещение, офис) и время проведения заседания;
• фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
• дата подписания протокола;
• способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Образец протокола собрания трудового коллектива

• Протокол собрания трудового коллектива: содержание
• Собрание трудового коллектива: для чего оно нужно?
• Протокол собрания трудового коллектива: особенности
• Протокол собрания рабочего коллектива: порядок подписания

Трудовой коллектив наделен правом принятия решений и правом обращения к руководству компании или предприятия. Собрание коллектива должно оформляться в виде протокола. Данный документ имеет четкую структуру и должен быть правильно оформлен. Иначе он может быть просто проигнорирован работодателем.

Протокол собрания трудового коллектива предусмотрен трудовым законодательством – ТК РФ статья 44. Указанный документ включает несколько частей. Так, в ней следует отражать вопросы, которые обсуждались, и принятое решение. Кроме того, следует протоколы собрания трудового коллектива нужно правильно оформлять, чтобы нельзя было оспорить правомочность такого собрания. Для того, чтобы оформить протокол собрания трудового коллектива в Москве, обращайтесь к специалистам нашего портала. По доступной цене они оперативно помогут составить документ.

Протокол собрания трудового коллектива: содержание

Можно использовать распечатанные типовые бланки протоколов. При заполнении бланка протокола следует указывать дату подписания, а также точные сведения о числе участников собрания и наименование предприятия. Образец заполнения должен содержать несколько обязательных положений. Их следует описать более подробно:

• Составление протокола должно начинаться с указания обсужденных вопросов. Кроме того, надо отражать докладчика, то есть работника, который ставил такие вопросы на обсуждения. Важно указывать секретаря собрания;
• Протокол должен включать сведения о результатах голосования по каждому из поставленных вопросов. Для принятия решений достаточно простого большинства голосов. Это 50% плюс 1 голос;
• Протокол обязательно включает отражение принятых решений. Например, про расторжение заключенных трудовых соглашений, повышение заработной платы и так далее.

Протокол собрания трудового коллектива заверяется членами собрания. Если их много, то протокол может быть заверен докладчиком, секретарем и членами избранного президиума собрания.

Собрание трудового коллектива: для чего оно нужно?

Собрание – это событие, в ходе которого могут быть решены важные вопросы. Если это собрание коллектива, в его рамках как раз решаются проблемы рассматриваемого трудового коллектива, а также важные вопросы, касающиеся жизнедеятельности организации. Собрание может помочь в решении конфликтов и разногласий между работниками.

Чтобы собрание имело официальную силу, на нем должны присутствовать от 50% до 70% коллектива. Но точное число присутствующих для решения вопроса должно зависеть от его сути. Решение будет принято, ориентируясь на точку зрения большинства присутствующих. Голосов «за» или «против» должно быть больше половины.

Рассматриваемый формат принятия решений актуален не только на различных производственных предприятиях, но и в других заведениях. Например, школах или ВУЗах.

Протокол собрания трудового коллектива: особенности

Протоколы являются выражением мнения коллектива. Однако под тем или иным воздействием оно может меняться и наиболее активные участники окажутся в невыгодном положении. Чтобы исключить всякого рода манипуляции, лучше всего обращаться к нотариусу для удостоверения подлинности протокола. Тогда документ не может быть оспорен.

Протокол собрания рабочего коллектива: порядок подписания

Нотариус проверяет наличие необходимых подписей, убеждается в добровольности подписания документа. Кроме того, он проверяет паспорта участников, чтобы удостоверить их личности.

Один экземпляр остается у него и на него всегда можно сослаться в качестве доказательства. Допускается подписание документа по доверенности. Тогда такое лицо предоставляет саму доверенность и в документе делается запись о выполнении подписи от имени доверителя другим лицом.

Вы можете скачать образец в любом удобном вам формате: pdf, doc, png а также распечатать для дальнейшего заполнения.

Скачать в PDF Скачать В Word Печать Просмотр

Что такое акциз

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

1. Акцизы в налоговой системе РФ
2. Подакцизные и неподакцизные товары
3. Облагаемые и необлагаемые операции
4. Акциз в цене товара
5. Преимущества и недостатки акцизной системы

Акциз есть косвенный налог, который включается в цену продукции, товаров и в итоге уплачивается конечным потребителем их. В НК РФ акцизам посвящена глава 22, в которой подробно рассматриваются вопросы налогообложения подакцизных товаров и особенности применения акциза. В нашем материале изложена наиболее важная информация, касающаяся этого косвенного налога: каков экономический смысл акциза, как он влияет на цену товара, каковы недостатки и преимущества акцизного механизма.

Акцизы в налоговой системе РФ

Акциз взимается с организаций и предпринимателей, работающих с определенными НК РФ видами товаров, в том числе и при перемещении через границу (таможню) со странами — членами Евразийского экономического союза.

Классификационные признаки акциза:

• федеральный налог (по принадлежности к властному и управленческому уровню);
• платеж юрлиц и ИП (по принадлежности к субъектам, уплачивающим его);
• нецелевой платеж (средства, полученные от взимания акциза, не направлены на финансирование строго определенных проектов или мероприятий);
• косвенный налог (по методу изъятия);
• неокладный налог, исчисляемый и уплачиваемый самим плательщиком (по способу обложения);
• регулирующий налог, зачисляемый в федеральную казну и в бюджеты регионов (по полноте прав использования).

Целью применения акциза, помимо общей, присущей всем налогам, – наполнения бюджета, является регулирование с помощью этой надбавки к цене спроса на наиболее востребованные потребителем товары.

Подакцизные и неподакцизные товары

Облагаемыми акцизом товарами законодатель признает:

• спирты и содержащую их продукцию;
• напитки, содержащие алкоголь;
• табак, изделия из него, в том числе и употребляемый нагреванием, жидкий никотин, электронные сигареты;
• легковые авто и мотоциклы;
• бензин, ДТ, моторные масла, керосин авиационный, средние дистилляты (например, топливо печное и судовое), сырье нефти;
• газ природный (в контексте международных договоров РФ);
• параксилол, бензол, ортоксилол.

Из общего правила есть исключения. Так, не облагаются акцизами содержащие спирт: лекарства, ветпрепараты (если они разлиты в малые емкости, не более 100 мл), парфюмерия и косметика (до 90% включительно спиртосодержания, разлита в емкости по 100 мл, имеется механизм для разбрызгивания, если процент спирта до 80, пульверизатор не нужен; либо если процент спирта составляет до 90, а объем розлива до 3 мл); отходы спиртопроизводства, сусло, виноматериалы.

Алкогольные напитки, более чем на 0,5% содержащие спирт, облагаются так же, за некоторым исключением. Существует правительственный Перечень пищевой продукции, куда в том числе входят и товары со спиртосодержанием более 0,5%, и они не облагаются акцизом (документ утв. Постановлением Прав-ва №1344 от 9/11/17 г.). К ним, например, относят напитки брожения, квасы, пряные напитки до 1,2% крепости включительно, кисломолочные продукты (ст. 181 НК РФ, Перечень, утв. пост. №1344).

Облагаемые и необлагаемые операции

Операциям, облагаемым акцизами, посвящена ст. 182 НК РФ. Объекты обложения налогом изложены в ней с учетом присущих им нюансов.

Основу составляют такие операции, как:

• продажа подакцизой номенклатуры на территории России;
• реализация конфиската, бесхозных товаров либо тех, на которые поступил отказ в пользу государства;
• передача подакцизных товаров из давальческого сырья;
• ввоз товаров подакцизного характера;
• получение (оприходование) этилового спирта-денатурата;
• получение бензина прямогонного.

На заметку! Под оприходованием, согласно НК РФ, понимается момент принятия подакцизного товара на бухгалтерский учет.

Не относят к операциям, облагаемым акцизом, согласно НК РФ, следующие:

• передача облагаемого акцизом товара внутри организации, по подразделениям;
• продажа подакцизной номенклатуры на экспорт;
• первичная реализация конфиската, бесхозных товаров, относящихся к подакцизным, которые должны быть переданы государству, переработаны, уничтожены;
• аналогично — ввоз таких же товаров, от которых произошел отказ, на территорию РФ, либо размещенных в особой портовой экономической зоне и т.п.

Подробности освобождения от налога содержит ст. 183 Кодекса.

На заметку! Освобождение от акциза может быть применено только в случае обособленного учета «льготных» операций.

Акциз в цене товара

При совершении операций с подакцизными товарами определяется, согласно установленным ставкам, сумма акциза. Она включается в цену товарной номенклатуры. Каждый хозяйствующий субъект, совершающий такие операции, рассчитывает сумму налога, которая подлежит перечислению в бюджет. Затем при реализации бизнес-партнеру эта обязанность переходит к нему. Процесс происходит до тех пор, пока не определится конечный покупатель, потребитель товара. Фактически на нем и лежит бремя обложения акцизом. Таков механизм регулирования потребления подакцизных товаров.

Ставки по акцизам устанавливаются трех видов:

• твердая, или фиксированная, на единицу продукции, товара;
• адвалорная, или в процентах от стоимости;
• комбинированная, или сочетающая в себе признаки первого и второго вида.

Конкретные значения ставок на тот или иной облагаемый налогом товар указаны в ст. 193 НК РФ. Так, в текущем году применяются ставки:

• на бензин класса 5 — 12 314 руб./т., а не соответствующий этому классу — 13 100 руб./т;
• авто с мощностью двигателя от 90 до 150 л.с. — 47 руб./1 л.с.;
• сигареты и папиросы — 1890 руб./тыс. шт. +14,5% от максимальной цены в розницу, но не менее 2 568 руб./тыс. шт.;
• газ природный — ставка 30% (если иных положений нет в международных договорах).

Формулы расчета акциза:

• А= Нб * СтА — для твердых или процентных ставок.
• А= Нб * СтА + Д% * Цмакс – для комбинированных ставок.

Здесь А – расчетная сумма акциза, Нб – налоговая база (в натуре или в рублях), СтА – ставка в процентах или в рублях за единицу товара, продукции, Д% – процентная доля, Цмакс – максимальная цена товара в розницу.

Важно! При определении налоговой базы следует руководствоваться нормами ст. 187 НК РФ. По каждому товару она определяется обособленно.

Преимущества и недостатки акцизной системы

Применение акцизов в налоговой системе, как уже отмечалось выше, носит характер регулирующий, в отношении тех товаров, которые государство считает роскошью, или вредящих здоровью граждан. По сути акциз – это завуалированный «штраф» за приобретение таких товаров. По мысли законодателей, акцизы позволяют:

• стабильно наполнять бюджет;
• стимулировать потребление и производство в определенном «правильном» русле.

Однако на практике у этого явления две стороны, и экономисты, социологи не прекращают полемику по вопросу применения акцизов и их постоянного повышения.

Например, повышение цен за счет акцизов на табак и алкоголь приводит к тому, что население, употребляющее указанные товары, переходит на более дешевые, зачастую контрафактные аналоги, качество которых отследить невозможно.

Положительный эффект, свидетельствующий об уменьшении потребления вышеуказанных товаров, возможен, как показывает мировой опыт, лишь в долгосрочной перспективе (более четверти века) и в ограниченном количестве мировых держав (в настоящее время это произошло в Италии и Швейцарии). Тем не менее у «акцизного» метода борьбы за здоровье нации много сторонников среди законодателей – ставки продолжают увеличиваться год от года.

Похожая ситуация и с акцизами на автомобили, бензин. Часть специалистов считает применение к этим товарам указанного налога правомерным, отмечая, что автомобиль все еще остается роскошью для населения, особенно в сельской местности. В то же время, по их мнению, увеличение акцизов в этой сфере приведет рынок авто:

• к снижению количества автомобилей в крупных городах;
• к переходу на производство электромобилей.

Заключение

С помощью косвенных налогов — акцизов — государство не только пополняет свой бюджет, но и регулирует спрос на определенные товары: табак, алкоголь, автомобили и др. Операции с этими товарами облагаются акцизом. Законодатель предусматривает и ряд исключений. Налоговая база по каждому подакцизному товару рассчитывается отдельно. Ставки по акцизам применяются твердые, в процентах и комбинированного характера. Значения ставок регулярно изменяются, как правило, в сторону повышения.

В гл. 22 НК РФ подробно рассматриваются вопросы налогообложения акцизами операций с подакцизными товарами.

Положительным моментом применения акцизных рычагов регулирования спроса является стабильный приток средств в бюджет. Повышение за счет акцизов цены вредных для здоровья товаров может уменьшить потребление и снизить негативные последствия их использования (автомобили, табак, алкоголь). Эту точку зрения разделяют не все специалисты, указывая, что потребитель в таком случае стремится перейти на более дешевые аналоги того же товара и эффект может оказаться обратным.

Постоянное повышение налогового бремени отрицательно сказывается и на экономике в целом.